Automação de processos: entenda porque sua empresa deve fazer

Produzir mais em menos tempo e com melhor qualidade. Esse é o objetivo de praticamente todas as empresas que disputam clientes em um mercado altamente competitivo, cuja sobrevivência está cada vez mais difícil. A automação de processos, nesse sentido, é uma prática empresarial importante para se consolidar, economizar e maximizar os lucros do negócio.

Automatizar, portanto, é mais do que necessário, independentemente do porte da organização. Seja para oferecer atendimento ao cliente, realizar cobrança, trabalhar com sistema de crediário próprio, promover ações de marketing, enfim, qualquer ação corporativa pode ser otimizada e realizada em menor tempo com a automação, na medida em que a produção cresce — junto à qualidade.

Engana-se quem acha que esse tipo de tecnologia se restringe apenas às grandes empresas e lojas. A tecnologia oferece diversos serviços que são acessíveis aos pequenos negócios e que podem fazer toda a diferença na produção ou na prestação de serviços. Quer entender por que a automação de processos é importante e deve ser utilizada? Então, acompanhe os tópicos seguintes e tenha uma excelente leitura!

Mas afinal, o que é automação de processos?

A automação de processos consiste em incrementar a tecnologia nas atividades e gestão da empresa, com o objetivo de conseguir otimização, celeridade e redução de custos. O que antes demandava tempo e excessivo esforço manual, hoje é realizado por máquinas, softwares e robôs de maneira automática e em questão de segundos.

Automatizar os processos da empresa, contudo, não significa adotar a tecnologia em detrimento do trabalho humano. Consiste, sim, em uma adaptação que vai tornar os procedimentos e ações do empreendimento muito mais dinâmicos, eficientes e qualificados. Mesmo porque são os funcionários que vão operar e controlar os recursos tecnológicos.

Qual a importância para as empresas?

É possível listar uma série de importâncias da automação de processos para as empresas. As mais evidentes, talvez, estejam associadas à otimização do trabalho e à qualidade do produto/serviços do negócio. A primeira diz respeito ao aumento da produtividade e a redução de custos e de tempo. Ou seja, produzir mais em menos tempo e com recursos inferiores. Já a segunda se refere ao nível de qualidade que a tecnologia gera ao produto ou serviço ofertado pelo empreendimento.

Contar com uma produção mais efetiva, capaz de gerar resultados positivos em um período inferior e com menos recursos concede à empresa benefícios expressivos. Depende muito do segmento de atuação de cada negócio, mas pensemos em uma loja varejista. Um sistema informatizado e unificado de atualização e impressão de preços, de caixa, controle de venda e de estoque ajuda e muito o gestor, desde o atendimento ao cliente à realização do inventário.

Quais as vantagens da automação de processos?

Vamos tratar, então, especificamente de algumas vantagens que a automação de processos é capaz de oferecer à sua empresa. Os benefícios serão abordados em linhas gerais de modo a agregar conhecimento, ideias e valores, sem nada muito específico ou fechado, tendo em vista que cada negócio tem suas especificidades.

Apesar da diversidade de empresas no mercado, há um consenso entre os empresários: de que investir em ferramentas tecnológicas que automatizem serviços e atividades é imprescindível. É o que veremos nos próximos tópicos: que a automação é indispensável, seja para emitir boletos, notas fiscais, efetuar pedidos, negociar inadimplência etc. Acompanhe!

Elevação da produtividade

Como já vimos, a automação de processos é capaz de aumentar consideravelmente o ritmo de produtividade em menor tempo e com menos recursos. Soluções automáticas otimizam serviços que geralmente demandam bastante tempo. Ainda utilizando o exemplo de uma loja varejista, como seria possível fazer uma análise de crédito de maneira rápida sem um sistema informatizado de dados?

Integração entre os departamentos

A integração entre os departamentos da empresa é outra vantagem da automação de processos, na medida em que torna mais eficiente a comunicação interna, bem como a transmissão de dados — que podem ser organizados, armazenados e acessados por um programa, por exemplo.

Padronização dos serviços

Cada empresa é conhecida por um padrão de qualidade referente ao produto ou serviço, de atendimento e de marketing. Tratando especificamente de produção e prestação de serviços, é imprescindível ter uma padronização, que é muito mais viável e econômica a partir da automação de processos.

Imagine se o pastel da lanchonete fosse feito de maneira distinta a cada pedido. Seria um fiasco quanto à fidelização de clientes, não é mesmo? Enfim, essa sistematização é necessária para a qualidade e a minimização de erros.

Economia de custos

Nem precisamos quebrar a cabeça com contas mirabolantes para concluirmos que a automação de processos gera economia para as empresas. É comum, porém, ouvir empresários lamentando sobre a necessidade de investir em softwares e ferramentas automáticas, como se o retorno das aquisições fosse inexistente. Precisa-se ter em mente que produzir mais em menos tempo e com pouco recurso resulta em redução de custos, no final das contas. Fora a qualidade e o aumento de lucro.

Redução de tarefas repetitivas e lentas

Não há nada mais enfadonho e improdutivo do que funcionários realizando serviços operacionais, envolvendo repetição excessiva de tarefas — como no filme “Tempos Modernos”, estrelado por Charles Chaplin. Essa função deve ficar por conta de máquinas e programas informatizados.

A automação de processos permite que os colaboradores executem atividades que requerem criatividade, planejamento estratégico, vendas e outras capazes de gerar resultados positivos à empresa.

Integração dos processos de comunicação interna

Empresas são divididas em departamentos que trabalham conjuntamente, ou seja, eles são interligados e interdependentes. Na era da informação, o armazenamento e transmissão de dados são importantes para muitos procedimentos empresariais. Por exemplo: as informações do cliente coletadas pelo vendedor são fundamentais para o gestor fazer a análise de crédito de uma loja.

Monitoramento efetivo

Ainda com relação aos dados, eles são imprescindíveis para o  monitoramento efetivo da empresa. Funcionando a partir da automação de processos, eles servem como indicadores para o gestor avaliar o desempenho do negócio. Nessa perspectiva, ferramentas específicas são necessárias para a atualização automática de dados.

Não há para onde correr! A automação de processos é cada vez mais uma tendência irreversível, muito importante para os seus negócios. Basta pensar em automação de cobrança ou do controle de vendas. É possível executar essas tarefas de maneira eficiente sem ferramentas automáticas, como mensagens de cobrança via SMS ou o funcionamento de um crediário — com emissão de boletos?

Está considerando adotar esse tipo de automação em sua empresa ou loja? Entre em contato conosco e confira nossos serviços!

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